---
title: Van volle inbox naar één helder overzicht
date: 2026-09-28T12:48:00+02:00
author: Pieter-Jan Baert
canonical_url: "https://calibrate.be/cases/van-volle-inbox-naar-een-helder-overzicht"
section: Cases
---
# Hoe Flexso zijn klanten via een persoonlijk communicatieportaal precies de informatie geeft die ertoe doet, in de volgorde waarin ze ertoe doet.
### Sectoren
- Tech & IT-dienstverlening
### Diensten
- UX Design
- Craft CMS development
- Integraties
### Website
[flexso.com](https://flexso.com)
Wie elke week een handvol mails krijgt over releases, onderhoud en nieuwe features, leest er op den duur geen enkele meer. Flexso ondersteunt bedrijven die draaien op SuccessFactors, Concur, Qualtrics en andere SAP-oplossingen. Die klanten willen weten welke release eraan komt, of er een storing loopt en welke verbeteringen op de planning staan. Via mail raakte die informatie verspreid, en net de berichten die aandacht verdienden, verdwenen tussen de rest.
Het fundament lag er al. Eerder bundelden we samen met Flexso [drie SAP-merken in één toekomstbestendige website](https://calibrate.be/cases/drie-sap-merken-samengebracht-in-een-toekomstbestendige-website) in Craft CMS. Het communicatieportaal **bouwt daarop verder**, als eigen omgeving onder flexso.com. Het platform moest dus niet opnieuw gebouwd worden. Het was **van bij het begin ontworpen om nieuwe functionaliteit op te vangen**.
![Flexso dashboard]()
![Flexso enhancement requests]()
### Prioriteit als vertrekpunt
De sterkste keuze in dit traject zat niet in de technologie, maar in de vraag waarmee we startten. We voegden geen extra kanaal toe. We vroegen ons eerst af **wat een klant vandaag écht moet weten**. Het antwoord werd het hart van het portaal: **elke service message krijgt een prioriteitslabel**, en wie inlogt, **ziet meteen wat dringend is**. Op de detailpagina staan de urgentie en de betrokken dienst groot bovenaan, met daaronder gerelateerde FAQ's, relevante inzichten en maximaal drie verwante berichten. Zo weet een klant **in een paar seconden of hij moet handelen** of rustig kan verder werken.
Dat principe klinkt eenvoudig, en dat is net de kracht. **Communicatie die geordend is op belang, wordt gelezen**. Communicatie die dat niet is, wordt gearchiveerd.
![Flexso release detail]()
![Flexso interacties]()
### Alles op één plek
Het **dashboard is de startpagina** van het portaal. Naast de service messages vindt de klant er **quick links naar de verschillende portalen** en tools die hij dagelijks nodig heeft, per dienst gegroepeerd. Algemene links staan als visuele bladwijzers bovenaan, en wie veel links heeft, krijgt een overzichtelijke lijst per categorie in plaats van een rommelige muur aan knoppen.
Daarnaast bundelt het portaal de **FAQ's**, een **filterbaar overzicht van enhancement requests** met tags per module en een inspiratieblok waarin Flexso blogs, eigen artikels of externe content in de kijker zet. Klanten zien welke verbeteringen al gevraagd zijn, door wie en voor welke module. **Dat maakt de roadmap tastbaar** en voorkomt dat dezelfde vraag drie keer binnenkomt.
### Gekoppeld aan de tool die Flexso al gebruikt
Een klant die enkel de HR-oplossing gebruikt, heeft niets aan een update over de financiële tools. En Flexso wist al perfect wie welke dienst afneemt: die informatie zat in **Xurrent, de ticketing- en servicemanagementtool** waarin klanten hun supportvragen indienen. In plaats van een nieuwe gebruikersdatabase op te zetten, **lieten we het portaal daarop inhaken**. Elke nacht haalt het de gebruikers, hun organisaties en hun diensten op uit Xurrent, **zodat Xurrent de enige bron van waarheid blijft** en het portaal altijd in lijn loopt met de supportrelatie.
Het resultaat is een portaal dat **per klant anders oogt**. Je ziet enkel berichten, quick links en verbeteringen die over jouw diensten gaan, aangevuld met algemene informatie over de werking van Flexso. Ook toegang volgt die logica: wie gekend is in Xurrent, activeert zelf zijn account, en **bij elke login controleert het portaal of die gebruiker nog actief is**. Vertrekt een contactpersoon bij de klant, dan **sluit de toegang automatisch mee af**. Zo **evolueert de beveiliging mee met de klantrelatie**, zonder dat het team van Flexso daar manueel over moet waken.
### Minder mails, meer overzicht, aan beide kanten
Voor de klanten van Flexso betekent het portaal **één login en één plek waar alles klopt**, in plaats van een zoektocht door de inbox. Voor Flexso zelf is de winst minstens even groot. Het team **publiceert een bericht één keer**, in hetzelfde Craft CMS waarmee het de website al beheert, en het portaal z**orgt zelf dat het bij de juiste mensen terechtkomt**. Minder herhaalde vragen, minder losse mailings en een customer success-team dat **tijd terugwint voor gesprekken die er echt toe doen.**
### Samen gebouwd, gebouwd om te blijven
We werkten het portaal uit **in nauwe samenwerking met het customer success-team van Flexso**: van workshops en een klikbaar ontwerp tot testrondes waarin elke feedbackronde het portaal scherper maakte. Omdat het op hetzelfde setup draait als flexso.com, **blijft het meegroeien met Flexso**: nieuwe diensten, nieuwe categorieën of een nieuwe koppeling voeg je toe **zonder het fundament te herbouwen. Zekerheid in de basis is precies wat Flexso de ruimte geeft om snel te schakelen** in zijn klantcommunicatie.
![Calibrate Flexso]()
Tech & IT-dienstverlening
CaseTech & IT-dienstverlening
### [Drie SAP-merken samengebracht in één toekomstbestendige website](https://calibrate.be/cases/drie-sap-merken-samengebracht-in-een-toekomstbestendige-website)
## Verliezen jouw klanten belangrijke updates tussen de mails?
We denken graag met jullie mee over een centraal portaal dat jullie klanten meer duidelijkheid geeft en jullie heel wat administratief werk bespaart.
[ Bespreek je vraag ](https://calibrate.be/contact)